智能檔案管理，是在檔案的錄入，上架，盤點，借閱，移庫，安全檢測等環節利用自動識別技術完成對檔案的快速識別，并與后臺管理系統相結合，組成溯源檔案柜，實現對檔案全過程跟蹤與智能化管理。智能檔案管理主要子模塊包括：檔案安全、檔案借還、檔案查詢、、檔案定位等。智能檔案管理主要適用對象包括各類政府、軍隊、事業單位、大中型企業、醫院、學校、檔案館、涉密機關等需要對的單位及各類卷宗機密文件管理等
RFID檔案管理系統軟件界面
本系統系統主要功能包含智能檔案管理、在線監控、借還管理、系統工具、查詢盤點、系統維護、加密解密、個性化服務等模塊。
新的檔案入庫前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入，生成的RFID檔案電子標簽數據被傳送到中心數據庫里以備系統其他模塊調用。
入庫時，智能檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發出入館確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該溯源檔案柜，儲位指示點亮起，管理人員將檔案盒放至指示點所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統，入館結束。全部檔案放入溯源檔案柜完畢后，在查詢管理子系統中可對已放入溯源檔案柜的檔案信息進行查詢，從而實現對檔案的可視化、動態化管理。
RFID高頻檔案盤點車
由于RFID技術的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持RFID手持機進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。
RFID應用于檔案進出管理
在查詢相關檔案時，智能檔案管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據庫里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出庫指令，溯源檔案柜中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出庫指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出庫口時，出庫口的將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時，系統將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。
智能檔案管理安全管理子系統可實現對檔案館現場的實時監控與異常警報功能，以防止檔案被毀、被盜等。
每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數據管理系統, 由監控模塊對這些信息進行監控。在檔案被查閱后歸還時，溯源檔案柜對該檔案的物理特性再次進行檢測，并與檔案借出之前的數據核對，從而可以及時發現檔案有沒有被撕毀、缺失等。
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。
檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID檔案電子標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，銷毀管理子系統將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續保管處理。同時，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統發出無線指令，由各檔案盒上的RFID檔案電子標簽反饋回保管期限信息，實現對檔案的有效期管理。
RFID檔案電子標簽應用于檔案安全檢測
目前，檔案館基本上是用手工方式統計檔案數據，這樣很容易使得檔案丟失，數據混淆，比較先進的檔案館都采用條形碼技術作為識別方法來實現這些功能。然而，條形碼雖然價格便宜、制作方便等優點，但是也存在一些先天的難以克服的缺點，如易磨損、存儲空間小、必須貼在書內等給使用帶來不便，并不完全適合檔案館。RFID智能檔案管理將帶來如下的優勢和意義：
RFID 智能檔案管理館的工作由以檔案手工登記查找轉化為 RFID 自動查找檔案，讓管理人員在最短的時間里找到自己需要的資源。
RFID智能檔案管理把原來由管理員承擔的繁瑣工作量輕便化，檔案館的人力支出相應地減少，成本隨之降低。檔案館員則利用節省出來的時間和人力資源用于延長檔案館的開放時間、用于更深層次的參考咨詢工作和個性化服務等，從而提高檔案館的利用率。
1) RFID檔案電子標簽帶有全球唯一標示符，無法復制;
2) RFID檔案電子標簽撕毀無效，將有報警提示;
3) 帶有防盜裝置，避免非法取走檔案;
4) 智能檔案管理實時監控檔案狀態，異常報警;
5) 自動統計，避免人為產生誤差;
6) 檔案借閱到期自動提醒;
7) 檔案保存年限到期，自動提醒;
8) 智能檔案管理檔案借閱、歸還進行實名登記，操作數據永久保存。
上海營信信息作為RFID行業的先行企業，在智能檔案管理領域有著長久的服務經驗，研發一系列針對檔案管理的溯源檔案柜，并廣泛和廣大智能檔案管理系統集成商深度合作，在國內外有眾多的應用案例。下面是分類型產品產品介紹，所有產品符合市場主流應用方式，每種產品都有高頻、超高頻的硬件解決方案。
RFID溯源檔案柜HZDA，采用13.56MHz頻率ISO/IEC18000-3Mode3協議閱讀器HR3768和HA2621智能檔案柜專用天線，Android系統6.0以上系統，21寸觸摸顯示屏，結合溯源檔案柜門鎖控制器，實現對重要文件的實時監管。智能檔案管理系統可準確定位每層的文件，溯源檔案柜不需要屏蔽信號，柜外沒有識別區，溯源檔案柜內部高頻讀寫器通過APP控制，在借用或歸還文件時對帶有RFID檔案電子標簽的文件進行掃描識別，使用NFC手機、14443A/B射頻卡，15693協議IC卡、身份證或二維碼作為用戶權限進行借還操作。智能檔案柜主要用于機密文件，人事檔案、機密檔案、設計圖紙、抵押證件、銀行印章卡、重要流通文件、重要標本等紙質文件進行智能管理。
RFID智能文件柜演示視頻
是集成RFID讀寫器、各種類型讀者證卡或二代身份證識別裝置、條形碼識別裝置等設備，對RFID檔案電子標簽進行編寫、識別和流通狀態處理。主要應用于RFID檔案電子標簽轉換以及檔案人工借還環節。我司可訂制各類館員工作站。
RFID高頻檔案館館員工作站RFID檔案電子標簽讀寫器HR9206高頻讀寫器，支持ISO/IEC 15693 ISO 18000-3 Model 1協議，內置天線，支持RS232或USB數據接口。館員工作站廣泛應用于檔案館館員工作站，檔案管理，試管試劑管理系統、醫療耗材管理、服裝智能收銀系統，智能結算餐臺，娛樂業籌碼管理等多種RFID系統應用領域。
檔案館一般采用開架式管理流通檔案，因此檔案館必須建立一套防盜系統來保障檔案不丟失。檔案館將采用RFID方式進行檔案文獻管理，讓所有粘貼RFID檔案電子標簽的檔案出入必須經過一個由單套或多片門禁組成的安全檢測通道，這樣就可以使RFID檔案電子標簽和門禁通道系統互相配合，組成一個完整的防盜系統，實現RFID檔案電子標簽的防盜功能。我司開發的檢測通道支持市場主流的安全檢測方式，如超高頻支持EAS和仿真EAS（高效聯盟規則）兩種檢測方式，高頻支持EAS和AFI兩種安全檢測模式，并可訂制化開發。
RFID高頻HF檔案管理安全門通道HD6680，是一款高性能的高頻RFID檔案電子標簽通道設備，支持ISO/IEC15693格式RFID檔案電子標簽的快速防沖突解析，支持EAS和AFI兩種安全檢測功能，支持單通道獨立工作和多通道并列工作，支持RS232/RS485串行通訊接口以及TCP/IP網絡接口，可實現通道設備遠程集中配置和管理，是檔案館安全防盜、檔案管理、、智能餐飲收銀、商品防盜、會議簽到、開放式門禁考勤、物流管理等高頻RFID應用系統的理想選擇。
RFID超高頻UHF管理安全門通道UD6680，是一款高性能的門禁通道設備，工作頻率902～928MHz，支持UHF EPC Gen2(ISO18000-6C)格式RFID檔案電子標簽的快速防沖突解析和讀寫處理，內置2路紅外運動傳感器，智能判斷人員運動方向，支持人數統計和LED數碼管顯示，支持盤存和EAS偵測報警兩種工作模式，標準RS232串行通訊和網絡接口可直接接駁主機、控制器及其它相關設備，是檔案防盜、檔案門禁、商品防盜、、門禁考勤、、物流倉儲管理的理想選擇。
RFID檔案管理溯源檔案柜
溯源檔案柜,廣泛應用于檔案館/書店/智慧城市的自助服務設備。具備自助借書、還書、續借和超期查詢功能；可對粘有RFID檔案電子標簽的檔案進行掃描、識別和歸還處理，支持條形碼、一卡通等多種借書證，可選擇HF和UHF兩個頻段，內置還書箱，防止抽換書籍機制，具有至少2個紅外感應器，防止借閱時書籍被抽換，實時打印借、還書憑證，打印內容可定制（可選）
系統功能：用戶借閱歷史信息查詢，當前借閱狀態查詢，用戶自助借書，用戶自助續借，用戶自助還書，系統使用幫助，打印收據，權限分配，RFID檔案館設備管理。
RFID館藏清點/檔案盤點車是利用RFID讀寫器對RFID檔案電子標簽的快速掃描、集成RFID識別設備，基于觸摸屏計算機、手持天線，電池，裝書框，以及清點系統軟件完成檔案的盤點,順架,上架,查詢,統計等工作，通過對書架上粘貼有RFID檔案電子標簽的流通資料的掃描，可以幫助排架，查找和統計特定的流通資料等，在檔案館工作人員尋找丟失資料和盤點書籍時發揮效率的系統設備。使用方便，高效，安全可靠，美觀大方。
RFID館藏清點/檔案盤點車是利用HR9216和對檔案的快速掃描、配合相應軟件完成檔案的盤點,順架,上架,查詢,統計等工作，通過對書架上粘貼有RFIDRFID檔案電子標簽的流通資料的掃描，可以幫助排架，查找和統計特定的流通資料等，在檔案館工作人員尋找丟失資料和盤點書籍時發揮效率的系統設備。使用方便，高效，安全可靠，美觀大方。
RFID檔案電子標簽是粘貼在檔案上用于標識此檔案用的，有高頻和超高頻RFID檔案電子標簽，
高頻HF檔案不干膠RFID檔案電子標簽HT6507是高頻檔案檔案管理專用RFID檔案電子標簽，工作頻率13.56MHz，ISO/IEC 15693 ISO 18000-3 Model 1協議，采用獨特的RFID檔案電子標簽天線設計，能進行遠距離多RFID檔案電子標簽的讀取，檔案電子標簽廣泛用于檔案管理、無人零售、固定資產管理、檔案管理、試管試劑管理、設備巡檢等領域。
RFID檔案電子標簽UT6997，采用獨特的RFID檔案電子標簽天線設計，工作頻率860~930MHz，ISO18000-6C(EPC CLASS1 G2)協議，長條設計方便隱藏嵌入到書脊中，檔案電子標簽廣泛用于檔案管理、檔案管理、服裝管理、產線管理、固定資產管理等領域。
RFID高頻（HF）易碎防轉移檔案電子標簽HT650X，由不干膠的底紙、易碎面紙、中間膠層、RFID芯片和鋁蝕刻天線組成，貼于被粘貼后再揭下來就會導致天線線圈斷裂損壞，RFID檔案電子標簽失去讀寫功能，因而達到防偽RFID檔案電子標簽、防揭RFID檔案電子標簽、防轉移RFID檔案電子標簽的目的。可根據客戶要求定制印刷圖案、二維碼、激光防偽碼等信息。檔案電子標簽廣泛用于證件識別管理、藥品防偽、檔案管理、服裝管理、追蹤溯源管理、防偽包裝等領域。
RFID智能檔案管理系統采用先進的無線射頻識別技術和成熟的計算機軟件技術，系統從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環節，以作為信息存儲媒介，利用手持終端、固定RF、通道式RF讀寫設備，溯源檔案柜，緊密配合后臺數據庫管理系統，實現檔案資料的存放、借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時，管理系統能夠與現有的監控系統進行聯動管理，實現系統間的無縫對接。并且可實現多級部門之間檔案信息的交換傳遞匯報。
RFID檔案電子標簽讀寫器HR7748，是一款高性能的RFID檔案電子標簽，處理速度比模擬信號快60%以上，射頻輸出功率0.5-5W可軟件調節。檔案電子標簽讀寫器可廣泛用于新零售無人售貨柜，、藥品寄售柜、、商品定位、、試管試劑管理、管理、流利架、珠寶管理、自助洗衣服務、生產過程控制等RFID系統應用領域。
RFID高頻檔案電子標簽讀寫器HR3768，遵循，作為比第二代的PJM技術更快的高頻RFID，識別速度可達240張以上/秒，另外對RFID檔案電子標簽層疊讀取效果好，對于疊放在一起的檔案，印鑒卡，證照，保密文件有良好的識別效果。采用軟件調整輸出功率（0.5-7W），檔案電子標簽讀寫器可廣泛用于智能檔案柜（每頁檔案都貼檔案RFID檔案電子標簽），印鑒卡層疊讀取、銀行抵押證件管理、智能書架、汽車合格證管理、行業保密文件管理、智能文件柜、生物血樣采集卡管理等重疊識別應用領域。。
RFID智能檔案柜/文件柜高頻天線HA2621，針對高頻袋裝檔案，文件立式管理開發，采用一體式注塑外殼，乳白色外觀方便和周圍環境融為一體，背板螺絲安裝方便集成到智能檔案柜中，針對金屬柜體開發的天線調諧板，適應各類金屬環境，實現對高頻RFID檔案電子標簽的穩定讀取，應用于、、保密檔案管理、智能書架、票證管理、共享檔案、微型檔案館、分布式檔案館等文件管理場合。
RFID智能檔案文件柜HZDA，采用13.56MHz頻率ISO/IEC18000-3 Mode3協議HR3768，以及針對智能流轉柜金屬環境開發的HA2621，結合智能柜門鎖控制器，針對需要實時監控的重要文件比如：，人事檔案，絕密檔案、設計圖紙、抵押證件，銀行印鑒卡，重要流轉文件，重要標本等行業開發。精確定位文件到每一個格口，智能檔案柜無需屏蔽信號，柜外無識別區，通過APP在領用歸還時控制高頻讀寫器盤點裝有檔案RFID檔案電子標簽的文件，顯示借還清單以及庫存清單，并采用刷卡、刷身份證或刷二維碼識別對借還人進行權限管理。
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